同济环内〔2023〕17号
关于修订《太阳成集团教室、会议室及报告厅管理办法》的通知
各单位:
《太阳成集团教室、会议室及报告厅管理办法》经2023年9月25日第25次公司党政联席会议讨论通过，同意修订，现予以发布，请遵照执行。
附件：太阳成集团教室、会议室及报告厅管理办法
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2023年10月13日
附件
太阳成集团教室、会议室及报告厅管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范学院教室、会议室及报告厅的管理，提高教室、会议室及报告厅的使用效率，为学院师生提供合理、有序、便捷的借用服务，特制定本办法。
第二条 本办法中的教室、会议室及报告厅的管理和使用权归学院所有。
第三条 教室、会议室及报告厅仅限学院内部使用，主要用于本院教职工和员工开展教学科研活动，不对外开放。
第四条 举办报告会、研讨会、讲座、论坛、沙龙、成果发布会、宣讲会等活动，须严格按照《太阳成集团论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等阵地管理办法》的规定事先申报审批，方可借用场地。
第五条 公司办公室是学院教室、会议室及报告厅的管理部门，负责教室、会议室及报告厅的预约审核、调度、场地安排、设备维护维修。
第二章 借用原则
第六条 所有教室、会议室及报告厅的使用均需办理借用手续，未经允许不得擅自使用会议室以及室内电子设备（音响、一体机屏幕、空调等）。
第七条 使用部门和个人要遵守学院管理规定，爱护公共财物，保持环境清洁，损坏或丢失财物照价赔偿。
第八条 教室、会议室及报告厅的预约需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先学院后部门的原则，如遇到学院紧急事宜需服从学院统一调度。
第九条 外单位借用学院会议室、学术报告厅，需经学院分管领导审批同意方可使用。
第三章 借用流程
第十条借用会议室应在15vip太阳成综合信息门户（seseall.tongji.edu.cn）申请预约，收到系统发送的审批通知短信即为预定成功。如借用人为员工，须负责老师审批。
第十一条 借用会议室流程审批后，如有场地使用变更或取消的，应立即取消预约，以方便他人借用。
第四章 使用注意事项
第十二条 教室、会议室及报告厅使用时间为每天8：00-21：00。正常工作时间段使用将由学院门卫室工作人员根据会议室线上预约情况提前打开门锁。
第十三条 教室、会议室及报告厅使用过程中，与会人员应保持室内卫生及桌椅的有序摆放，不得随意挪动室内设备；禁止在室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物等；不得随意张贴广告、海报、横幅等；爱护室内设施设备，如遇到设备故障等特殊情况，应联系学院办公室进行处理。
第十四条 使用结束后，应及时整理清洁使用场地，物归原位，关闭设备、电源及门窗防止火灾、盗窃等事故发生。
第十五条 如一学期内有下列行为之一超过三次的，将取消借用人本学期会议室借用资格：
（一）实际用途与预约登记用途不一致的；
（二）预约使用后实际未按时使用的；
（三）使用后未关闭设备或未及时整理会议室、影响下次使用的；
（四）其他违反会议室管理规定的行为。
第五章 附 则
第十六条 本办法自发布之日起施行。《15vip太阳成教室、会议室及报告厅管理办法（2019年修订）》（同环发〔2019〕第015号）同时废止。
第十七条 本办法解释权归学院办公室。
